Меню
Меню
1
2
3
Для крупного бизнеса
Ментор в офис
Консультации руководства
Школа фасилитации
Корпоративные тренинги
Мастер-классы и выступления
Стратегические сессии
Креативные сессии
Университет для руководителей

Корпоративное обучение

Программы трансформации

Фасилитация

0
Стратегия
Для малого бизнеса
Для среднего бизнеса
Диагностика
17 сен 2024
Управление — это знания
Управление — это знания
Алексей Дерюшкин
Основатель Better Life Company, тренер и консультант по гибкому управлению бизнесом
В большинстве компаний управление строится либо на чуйке, либо на информации (регламентах, КПЭ и тд). Причем информация в разных головах разная.
У одного руководители одна цель, у другого другая, у третьего третья, у генерального директора четвёртая, у собственников и акционеров — пятая. Ещё и информация у каждого своя. Один видит детали, но не видит общей картины, другой видит кусочек общей картины, но теряет в деталях, третий опять детали, но не те, что первый.

Что будет, когда эти люди начнут двигать компанию к цели? Правильно, компанию либо разорвёт, либо начнёт трясти. Огромная энергия будет уходить в преодоление сопротивления. А сопротивление, как известно из школьной физики, превращает любую энергию в нагрев, вместо полезной деятельности.

Что делать управленцу? Превращать информацию в знания.

В чём разница? Если по-простому, то информация — это просто набор данных. Буквы, цифры, картинки — не важно, в голове они, на бумаге или в компьютере.

Знания же — это совокупность СИСТЕМАТИЗИРОВАННОЙ информации В ГОЛОВЕ у людей. Модель мира, опираясь на которую, человек ПОЗНАЁТ и ПРИНИМАЕТ РЕШЕНИЯ.

И вот как раз основная задача хорошего управленца на этом поле состоит всего из трёх шагов:
  1. Сложную информацию — упростить для понимания (для превращения в знание)
  2. Найти недостаток информации и дополнить
  3. Найти лишнюю информацию и избавиться от неё
После этого надо организовать процесс совместной работы так, чтобы с частотой от одного раза в день до одного раза в месяц люди синхронизировали знания в своих головах на основе информации, которую они получают.

Звучит довольно сложно, сейчас объясню на пальцах.

Предположим, у нас есть какой-то сложный процесс, затрагивающий несколько подразделений в компании, например, управление проектами. У нас есть регламент по управлению, в котором детально расписаны 50 шагов, которые проект должен преодолеть, с ответственными и требованиями к качеству. У нас есть проектные менеджеры, которые ведут проекты. Они фиксируют текущее состояние каждого проекта в электронной системе и проводят регулярные проектные совещания.

Но проекты почему-то идут очень плохо — одни участники мешают другим, вторые делают что-то не вовремя, третьи делают не то, четвёртые не так, и всё это вместе «едет» вдвое-трое медленнее, чем могло бы.

Почему?

Потому что нет знаний. Информация о регламенте лежит в одном документе, протоколы совещаний в другом, а задачи ставятся через электронную почту. Совещания проводятся слишком редко, и туда приглашают не всех участников. В итоге в компании нет ни одного человека (включая проектных менеджеров), кто ЗНАЛ БЫ, что происходит, и, главное, КАКИЕ РЕШЕНИЯ НАДО ПРИНИМАТЬ ПРЯМО СЕЙЧАС.

Ситуация выше довольно типичная, на всех наших проектах, от микро-бизнеса в 5−10 человек, до корпораций с оборотами в десятки миллиардов и тысячами людей. И это первая проблема, которую надо решить, хотя бы на 3- из 5.

Что делать?

  • 1
    Структурировать информацию, чтобы превратить её в знания. Мелочи объединить, ненужное спрятать, нужное показать, крупное детализировать, хаос структурировать. «Сложно — это когда просто, но подробно». Постройте пирамиду информации. Поднимаетесь выше — видите ключевые, глобальные вещи. Опускаетесь ниже — видите только детали, но не все, а только нужные сейчас.

    Например, у вас 50 шагов в регламенте. Разбейте их на 10 логических групп по 5 шагов. На уровне генерального директора и акционеров этого будет достаточно, чтобы принимать решения. Детали «спрячьте» внутрь отдела, которые за них отвечает. Провели встречу с ГД, приняли ключевые решения. Пошли в отдел, отвечающий за первую группу шагов, РАЗВЕРНУЛИ детали, чтобы поговорить с исполнителями уже более подробно.

    Казалось бы, ничего сложного. Но сколько копий, голов и проектов об это сломано. Половина гибкого управления держится на том, чтобы упрощать сложное, и прятать не нужные сейчас детали, но так, чтобы не «сломать» второй пункт:
  • 2
    Сделать знания общедоступными. Вам обязательно нужно избавиться от феодализма и политики, сделав всю ключевую информацию прозрачной. Решения внутри отдела по-прежнему принимает его руководитель. Но упаси вас Бог от того, чтобы этот же руководитель решал, кто в компании может УЗНАТЬ о том, как идут дела в его отделе. В этой мутной воде у вас обязательно заведутся лентяи, которые делают минимум, лишь бы их не уволили — при этом будут со стороны казаться обычными работниками. У вас обязательно будут «АРБУЗНЫЕ» проекты и задачи — это когда из «красного» проект превращается в «зелёный», в процессе путешествия информации «наверх»: каждый руководитель немного сглаживает углы, и в итоге «сверху» проект выглядит если не прекрасно, то как минимум хорошо — а на самом деле там уже всё разворовали и разломали. Кстати, да, воровать тоже будут. А ещё будут подсиживать друг друга, делать себя незаменимыми (!) и творить беспредел.

    Вы хотите быть заложниками собственных сотрудников?

    Если ваш ответ «нет» — визуализируйте всю ключевую информацию в общем доступе. Повесьте доску для задач в офисе. Требуйте 100% фиксации всех задач. Требуйте визуализации всех метрик. До самого дна, до самого последнего сотрудника. И будьте готовы, что половину руководителей и 30% сотрудников вам придётся уволить после этого.
  • 3
    Настройте ритм синхронизации. В зависимости от задач, вам необходимо в рабочий процесс встроить ежедневные, еженедельные, ежемесячные встречи. На каждом уровне надо встречаться достаточно часто, чтобы проблемы не накапливались и не лежали по 3−5 дней (а то и недель!) в ожидании, что их решат.

    Например, сотрудники в магазине могут проводить 5-минутное совещание по целям недели утром и 5-минутное совещание по результатам дня вечером. Эти же сотрудники вместе с управляющим могут проводить 15-минутный разбор планов на неделю и 15-минутный разбор результатов за прошедшую неделю. Если они достаточно взрослые и вовлечённые (об этом как-нибудь в другой раз), то ещё пару раз в месяц они могут собираться и проводить встречу по решению текущих проблем. А могут даже и чаще.

    Управляющие, в свою очередь, могут собираться раз в месяц для синхронизации планов по сети, выработки общих решений, и решению других задач на своём уровне. И, дополнительно раз в неделю созваниваться на 30−40 минут для оперативной взаимопомощи и поддержки. А ещё для того, чтобы узнать какой магазин сколько заработал. И тут же информация о выручке одного магазина становится знанием (!) управляющих других магазинов — например, они видят, что кто-то в сети зарабатывает втрое больше. И (если они адекватные управляющие) задумаются о том, а что они могут сделать в своём, чтобы «подтянуться».
Повторюсь, во всех наших консалтинговых контрактах с этих трёх шагов начинается вся работа, без этого невозможно ничего сделать ни с культурой, ни с системой, ни с конкретными людьми.

Вот эти шаги:

  1. Превратить информацию в знания
  2. Сделать их доступными
  3. Установить ритм синхронизации

И обязательно подумайте, как вы можете информацию из этой статьи превратить в знание в своей компании?
Читайте также